産廃許可の更新期限、会社でちゃんと管理できていますか？
産業廃棄物収集運搬業などの許可を取得している会社では、許可を取得した後も「更新」の手続きが必要になります。
では、現在お持ちの許可について、
「次の更新期限はいつですか？」
と聞かれたら、すぐに答えられるでしょうか？
「許可証を見れば分かるから大丈夫」
という会社も多いと思います。
しかし、許可を取得している自治体が増えてくると、期限管理は意外と大変になります。
許可が増えるほど、更新期限の管理は大変になります
例えば、複数の都道府県や政令市などで産業廃棄物収集運搬業の許可を取得している場合、それぞれについて許可期限を管理する必要があります。
さらに、
- どの自治体の許可を持っているのか
- 許可の種類は何か
- 許可の有効期限はいつまでなのか
- 更新申請はいつ頃から準備するのか
- 必要な講習会等の準備はできているか
など、確認することが増えていきます。
許可証を一枚ずつ確認すれば分かることでも、許可が増えると「会社全体として管理する」ことが難しくなってきます。
「まだ先だから大丈夫」が一番危ない
更新期限が半年後、1年後であれば、
「まだ時間があるから大丈夫」
と思ってしまうかもしれません。
しかし、更新手続きでは、申請書類の準備だけでなく、必要書類の収集や講習会など、事前に確認しておきたいことがあります。
本業が忙しい中で、
「気づいたら更新期限が近づいていた」
となると、担当者に大きな負担がかかってしまいます。
特に、社長自身が許可関係を管理している会社では、本業の仕事をしながら許可期限まで管理するのは簡単ではありません。
担当者の頭の中だけで管理していませんか？
もう一つ注意したいのが、許可の管理を特定の担当者だけに任せているケースです。
担当者が会社の中で一番詳しいので、
「○○さんに聞けば分かる」
という状態になっていることがあります。
もちろん、それ自体が悪いわけではありません。
ただ、その担当者が退職したり、担当業務が変わったりした場合、
「どの許可を持っていて、いつ更新なのか分からない」
ということになってしまう可能性があります。
許可関係は、できれば担当者個人ではなく、会社として確認できる状態にしておくことが重要です。
まずは「許可の一覧表」を作ってみましょう
難しいシステムを導入しなくても、まずは現在取得している許可を一覧にするだけでも管理しやすくなります。
例えば、
| 自治体 | 許可の種類 | 許可期限 | 更新準備開始時期 | 担当者 |
|---|---|---|---|---|
| ○○県 | 収集運搬業 | ○年○月○日 | ○年○月頃 | ○○ |
| △△県 | 収集運搬業 | ○年○月○日 | ○年○月頃 | ○○ |
| □□市 | 収集運搬業 | ○年○月○日 | ○年○月頃 | ○○ |
というように整理しておけば、
「次に更新が必要なのはどの許可か」
を会社全体で把握しやすくなります。
Excelなどを使って管理する方法でも十分です。
大切なのは、許可証を保管して終わりにするのではなく、「いつ、何をしなければならないのか」を分かる状態にしておくことです。
産廃許可の更新は「期限直前」ではなく、早めの確認を
産業廃棄物の許可更新は、期限が来てから考えるものではありません。
「まだ1年ある」と思っている段階で、
現在どのような許可を持っているのか
それぞれの更新期限はいつなのか
次の更新に向けて準備することはないか
を一度整理しておくと安心です。
特に、複数の自治体で許可を取得している会社ほど、早めに一覧化しておくことをおすすめします。
許可期限の管理も、会社の重要な業務です
産廃許可は、取得して終わりではありません。
更新、変更、事業範囲の確認など、事業を続けていくためには継続的な管理が必要になります。
しかし、許可関係の管理は本業とは別の業務です。
「分かってはいるけれど、日々の仕事が忙しくて後回しになっている」
という会社も少なくありません。
もし、
「うちの会社は、どの許可がいつ更新なのか整理できていない」
「許可証はあるけれど、更新期限を一覧で管理していない」
という状態でしたら、一度整理してみてはいかがでしょうか。
当事務所では、産業廃棄物処理業の許可申請・更新等について、事業者様の状況に合わせてサポートしています。
許可のことで「これ、どうしたらいいんだろう？」と思うことがありましたら、お気軽にご相談ください。
本業に集中するためにも、許可関係の管理を後回しにしないことが大切です。
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